Verpflegungsmehraufwand: Pauschalen statt Einzelbelege
Wer beruflich unterwegs ist, kann für die Verpflegung nicht die tatsächlichen Kosten absetzen, sondern feste Pauschalen – unabhängig davon, was tatsächlich ausgegeben wurde. Maßgeblich ist die Dauer der Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte bzw. Wohnung an einem Kalendertag:
| Abwesenheitsdauer | Pauschale |
|---|---|
| 24 Stunden (ganzer Tag) | 28 € |
| An- oder Abreisetag bzw. mehr als 8 Stunden | 14 € |
Wichtig: Erhalten Sie vom Arbeitgeber eine Mahlzeit gestellt (z. B. Frühstück im Hotel inklusive), wird die Pauschale entsprechend gekürzt.
Übernachtungskosten
Übernachtungskosten können Sie in tatsächlicher Höhe absetzen, wenn Sie die Rechnung aufbewahren. Ohne Einzelnachweis ist grundsätzlich kein pauschaler Abzug für Übernachtungen vorgesehen – anders als bei der Verpflegung.
Kilometerpauschale
Nutzen Sie Ihr eigenes Fahrzeug für berufliche Fahrten, können Sie pro gefahrenem Kilometer eine Pauschale ansetzen (für PKW aktuell 0,30 € je Kilometer, sofern kein höherer tatsächlicher Aufwand nachgewiesen wird). Alternativ lassen sich die tatsächlichen Kosten geltend machen, wenn diese im Einzelnen nachgewiesen werden – das lohnt sich vor allem bei überdurchschnittlich hohen Fahrzeugkosten.
Was das Finanzamt als Nachweis verlangt
- Datum, Zweck und Ziel jeder Dienstreise
- Dauer der Abwesenheit (Uhrzeit von/bis)
- Gefahrene Kilometer bei Nutzung des eigenen Fahrzeugs
- Belege für Übernachtung, Parkgebühren, Mautkosten oder sonstige Nebenkosten
Ein lückenlos geführtes Fahrtenbuch ist dabei die einfachste Grundlage, um Kilometer und Reisedaten im Streitfall zweifelsfrei zu belegen – gerade wenn mehrere Dienstreisen pro Woche zusammenkommen.